In einer wegweisenden Entscheidung hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) klargestellt, dass Gehaltsabrechnungen in Deutschland auch ausschließlich digital übermittelt werden dürfen. Dieses Urteil, das am 28. Januar 2025 erging, betrifft einen Fall einer Edeka-Verkäuferin aus Niedersachsen, die darauf bestand, ihre Abrechnungen weiterhin in Papierform zu erhalten. Der Vorsitzende Richter Heinrich Kiel wies in seiner Begründung darauf hin, dass es keinen rechtlichen Anspruch auf eine papiergebundene Abrechnung gibt. Zunehmend setzen Unternehmen auf digitale Mitarbeiterportale, wodurch der Anspruch auf elektronische Gehaltsabrechnungen relevant wird. Laut dem BAG genügt es, wenn die Abrechnung elektronisch abrufbar ist, um die Anforderungen der Gewerbeordnung zu erfüllen. Dennoch müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Arbeitnehmer ohne digitale Technik Zugang zu den notwendigen Informationen haben.
Die Entscheidung des BAG ergänzt die aktuelle Entwicklung in der Rechtsprechung. Zuvor hatte das Landesarbeitsgericht Niedersachsen entschieden, dass Beschäftigte unter bestimmten Umständen das Recht haben, ihre Gehaltsabrechnungen weiterhin in Papierform zu verlangen. Diese unterschiedlichen Urteile verdeutlichen die Komplexität der Thematik, insbesondere im Hinblick auf die Zustimmung der Beschäftigten zur digitalen Übermittlung. Arbeitgeber dürfen ihre Belegschaft nicht zwingen, digitale Abrufmethoden zu nutzen, wie das Landesarbeitsgericht Hamm am 23. September 2023 entschied.
Datenschutzanliegen im Digitalen Zeitalter
Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung wirft zudem bedeutende Datenschutzfragen auf. Viele Arbeitnehmer zeigen sich hinsichtlich der digitalen Übermittlung skeptisch, insbesondere weil die personenbezogenen Daten in den Lohnabrechnungen besonders geschützt werden müssen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass sensible Informationen wie z.B. die Religionszugehörigkeit sicher gesendet werden. Daher ist es entscheidend, dass digitale Lohnabrechnungen nicht nur signiert, sondern auch gegen unautorisierte Änderungen geschützt sind.
Nach Angaben des Datenschutzexperten gilt es auch, dass der Versand durch geeignete Verschlüsselungsmethoden erfolgt. Das Risiko, dass E-Mails falsch adressiert werden oder ungeschützt übermittelt werden, ist ein weiteres bedeutendes Thema. Arbeitgeber wird geraten, das zweistufige Berechtigungssystem sowie sichere Druckmöglichkeiten zu implementieren, um den Zugriff auf die elektronischen Daten zu regeln. Dennoch sind etwa 70 Prozent der Lohnabrechnungen nach wie vor traditionell per Post verschickt, was ebenfalls Risiken birgt.
Die neuen Regelungen und Entwicklungen rund um die digitale Gehaltsabrechnung bedeuten nicht nur einen technologischen Wandel, sondern auch eine juristische Neuausrichtung, die Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen betrifft. Arbeitgeber sind nun gefordert, sowohl die gesetzlichen Vorgaben zu beachten als auch die Bedenken der Beschäftigten ernst zu nehmen, um die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten.
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